Slide

Hakemusten käsittely ja säilyttäminen

Freelance-tulkkien ja -kääntäjien hakemusten käsittelyprosessissa syntyy rekisteri, jonka rekisterinpitäjänä toimii Monetra (Monetra Oulu Oy, Nuottasaarentie 5, 90400 Oulu) ja jossa rekisteröityjä ovat hakijat.

Hakemuksia otetaan vastaan sähköpostiosoitteeseen (tulkkipalvelu.rekry@monetra.fi), jonka lukuoikeudet ovat vain nimetyillä Monetra Tulkkipalvelun rekrytointitiimin jäsenillä. Kun viesti ja sen sisältämä hakemus liitteineen on otettu käsittelyyn, viesti liitteineen poistetaan sähköpostikansiosta.

Tietojen käsittelyyn käytetään Microsoft Office –ohjelmia. Kaikista hakijoista tallennetaan tietyt tiedot rekrytointitiimin rekrylokiin sen seuraamiseksi, missä vaiheessa kunkin hakijan rekrytointiprosessi on. Rekryloki, hakemukset ja liitteet tallennetaan ja niitä käsitellään Monetran sisäverkossa palvelimilla, jotka sijaitsevat Oulussa, Oulun tietotekniikan konesalissa. Tietojen katseluoikeudet ja rekrylokin muokkausoikeudet ovat ainoastaan Monetra Tulkkipalvelun rekrytointitiimin jäsenillä.

Rekrylokiin tallennettavia tietoja ovat: hakijan nimi, työkielet, yhteydenottopäivä ja -tapa, muut hakijasta huomioitavat seikat, mahdollinen CV ja hakemus, milloin hakijalle on vastattu, mahdollinen haastattelu- ja testauspäivämäärä, mahdollinen perehdytyskeskustelun päivämäärä, mahdollinen harjoittelu ja mentorointi ja mahdollinen sopimuksentekopäivä. Rekrylokista käy ilmi, jos prosessia ei ole vielä aloitettu hakijan kanssa, jos se on kesken tai johtiko prosessi sopimuksen syntymiseen.

Hakijat toimittavat itse heitä koskevat tiedot, jotka tallennetaan Monetran toimesta. Kaikki tiedot ja asiakirjat käsitellään luottamuksellisina eikä tietoja luovuteta edelleen kenellekään eikä mihinkään tarkoitukseen. Aineisto on digitaalista, sitä käsitellään salatun yhteyden välityksellä ja tietoja suojataan käyttöoikeuksien hallinnan avulla.

Viestejä, hakemuksia ja toimitettuja liitteitä sekä hakijoiden tietoja rekrylokissa säilytetään kahden (2) vuoden ajan materiaalin vastaanottamisesta riippumatta siitä, miten rekrytointiprosessi hakijan osalta etenee. Tämän jälkeen digitaalinen aineisto poistetaan. Mahdollista analogista (paperista) aineistoa säilytetään lukituissa tiloissa ja se tuhotaan kahden (2) vuoden kuluttua aineiston vastaanottamisesta.

Monetra Tulkkipalvelu ei aina voi edetä rekrytointiprosessissa johtuen hakemusajankohdan tilanteesta hakijan työkielen / työkielten kohdalla. Hakijoiden tietojen säilyttäminen määräajan mahdollistaa sen, että Monetra voi tarvittaessa myöhemmin ottaa hakijaan yhteyttä, jos kysyntä ko. kielessä / kielissä lisääntyy.

Hakija voi kuitenkin milloin tahansa pyytää  tietojensa poistamista rekisterin yhteyshenkilöltä. Monetra Tulkkipalvelu poistaa tiedot hakijan pyynnöstä. Hakija myös voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä ilmoittamalla siitä rekisterin yhteyshenkilölle. Monetra Tulkkipalvelu luopuu hakijan henkilötietojen käsittelystä tämän pyynnöstä. Hakija voi pyytää tietojensa tarkistamista rekisterin yhteyshenkilöltä. Pyydettäessä tiedot toimitetaan hakijalle. Hakija voi pyytää tietojensa korjaamista rekisterin yhteyshenkilöltä. Tietoja korjataan pyydettäessä.

Rekisterin yhteyshenkilö:

Monetra Oulu Oy:n tietosuojavastaava Tiiu Honkala, tietosuojavastaava@monetra.fi