Slide

Tietosuojaseloste

  1. Rekisterin nimi

Monetra Oulu Oy:n tulkkaus- ja käännöspalvelun asiakasrekisteri

  1. Rekisterin pitäjä

Monetra Oulu Oy, Nuottasaarentie 5, 90400 Oulu

  1. Rekisterin yhteyshenkilö

Titta Heikkinen, tulkkipalvelun johtaja, titta.heikkinen@monetra.fi

  1. Monetra Oulu Oy:n tietosuojavastaava

Tiiu Honkala, tietosuojavastaava@monetra.fi

  1. Rekisterin käyttötarkoitus ja tietojen käsittelyn peruste

Rekisterin henkilötietoja käsitellään, jotta Monetran asiakkaat voivat varata tulkkaus- ja käännöspalveluja. Käytämme asiakkaidemme yhteyshenkilöiden yhteystietoja heidän työhönsä liittyvään markkinointiin. Rekisterin avulla varmistetaan tulkkien esteettömyys ja asiakkaat saavat laskuille tarvitsemansa tiedot yksilöidäkseen tilatut palvelut. Rekisteröityjä ovat Monetran asiakkaiden henkilöstöön kuuluvat ja tulkkauspalvelun loppuasiakkaat (tulkattavat).

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti Monetra Oulu Oy:n asiakkaidensa kanssa tekemiin palvelusopimuksiin ja Monetran oikeutettuun etuun käsitellä asiakkaidensa tietoja.

Monetra toimii asiakkaidensa henkilöstön tietojen osalta rekisterinpitäjänä ja palvelun loppuasiakkaiden (tulkattavat) henkilötietojen osalta tietojen käsittelijänä. Asiakas toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä palvelun loppuasiakkaiden (tulkattavat) henkilötietojen osalta. Monetra toimii tietojen käsittelijänä myös palvelun toimittamiseen liittyvien Monetralle siirrettyjen henkilötietojen, kuten käännösmateriaalin, osalta.

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia Monetran asiakkaiden tietoja:

  • asiakastyyppi: yksityishenkilö, yritys/yhteisö, yhdistys, muu yhteisö
  • henkilötunnus tai Y-tunnus
  • asiakaskohtainen asiakasnumero
  • suku- ja etunimet tai nimi, osoite, kunta, toimiala
  • tarvittaessa laskutukseen liittyvän yhteyshenkilön nimi
  • hinnastoryhmä ja tilit: veloitus- ja hyvitystili ja kustannuspaikka

Asiakkaan tilaajista ja yhteyshenkilöistä tallennetaan seuraavia tietoja:

  • suku- ja etunimet
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite

Rekisteriin tallennetaan seuraavia Monetran palvelun loppuasiakkaiden (tulkattavat) tietoja:

  • suku- ja etunimet
  • syntymäaika
  • tulkkauksen aihe tai asiakkaalle välitettävä viesti

Mikäli tilaaja käyttää diaari- tai muuta asianumeroa, se korvaa loppuasiakkaan (tulkattava) nimi- ja syntymäaikatiedot.

Tulkkaustilauksesta tai -toimeksiannosta tallennetaan seuraavia tietoja:

  • tulkkauspaikan nimi
  • tulkkauspaikan osoite
  • tulkkauksen päivämäärä ja kellonaika
  • tulkkausmuoto (läsnäolo-, puhelin- tai videotulkkaus tai viestinvälitys)
  • varauksen käsittelyyn liittyvä lokitieto

Erikseen käsiteltävät tiedot

  • tulkkauksien valmistautumiseen liittyvä tilaajan toimittama materiaali
  • tilaajan toimittamat käännösmateriaalit ja valmiit käännökset
  • saapuneiden tilausten sisältämät tiedot
  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Monetra saa asiakkaidensa ja asiakkaidensa tilaajien ja yhteyshenkilöiden tiedot asiakkailta itseltään esimerkiksi verkkolomakkeen välityksellä ja lisää tiedot rekisteriin. Monetra tai Monetran asiakas lisää palvelun loppuasiakkaiden (tulkattavat) ja tulkkaustilausten tai -toimeksiantojen tiedot rekisteriin. Monetran asiakkaat toimittavat erikseen käsiteltävät tiedot Monetralle.

  1. Rekisterissä olevien tietojen luovutus

Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta Monetran ulkopuolelle.

  1. Tietojen luovutukset tai siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, paitsi tilanteessa jossa henkilö itse valtuuttaa rekisterinpitäjän luovuttamaan häntä itseään koskevia tietoja.

  1. Tietojen luovutuksen peruste ja luovutuksesta päättävä henkilö

Tietoja luovutetaan EU:n Yleisen Tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Tietojen luovutuksesta päättää rekisterin yhteyshenkilö.

  1. Rekisterin suojaaminen

Tulkkaus- ja käännöspalveluja tuottavat alihankkijat ja freelancerit ovat sitoutuneet salassapitovelvollisuuteen tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus ja he ovat sitoutuneet Monetran tietosuojaohjeistuksen mukaiseen tietojen suojaamiseen. Rekisterin tiedot ovat luottamuksellisia eivätkä ne ole julkisia.

Analoginen aineisto

Paperista aineistoa säilytetään lukituissa tiloissa ja lukituissa kaapeissa.

Digitaalinen aineisto

Tulkkaus- ja käännöspalvelun toiminnanohjausjärjestelmän palvelimet ja tietokannat palvelun verkkolevyn tiedot sijaitsevat Oulussa, Oulun tietotekniikka liikelaitoksen konesalissa. Muiden järjestelmien palvelimet ja tietokannat sijaitsevat EU:n talousalueella.

Tietoja käsitellään salatun yhteyden välityksellä. Tietoja suojataan käyttöoikeuksien hallinnan avulla. Tietoja suojataan myös varmuuskopioinnin avulla.

  1. Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tietonsa

Rekisteröity voi pyytää tietojensa tarkistamista Monetra Oulu Oy:n tietosuojavastaavalta.

Pyydettäessä rekisteröidyn tiedot toimitetaan rekisteröidylle.

  1. Rekisteröidyn oikeus vaatia tietojensa korjaamista

Rekisteröity voi pyytää tietojensa korjaamista Monetra Oulu Oy:n tietosuojavastaavalta.

Tietoja korjataan pyydettäessä.

  1. Rekisteröidyn oikeus vaatia tietojensa poistamista

Rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista Monetra Oulu Oy:n tietosuojavastaavalta.

Rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisterin yhteyshenkilön päätöksellä.

  1. Rekisteröidyn oikeus vastustaa tietojensa käyttöä

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä ilmoittamalla siitä Monetra Oulu Oy:n tietosuojavastaavalle. Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa henkilötietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Mikäli tulkkauspalvelun loppuasiakkaat (tulkattavat) haluavat käyttää oikeuksiaan, Monetra avustaa tarvittaessa rekisterinpitäjää (Monetran asiakas) täyttämään tämän velvollisuudet.

  1. Tietojen säilytysaika ja arkistointi

Monetran asiakkaiden tietoja, Monetran asiakkaiden henkilöstön tietoja, Monetran palvelun loppuasiakkaiden (tulkattavat) tietoja sekä tulkkaustilausten ja toimeksiantojen tietoja säilytetään palvelusopimuksen voimassaolon ajan.