Tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

Monetra Oulu Oy:n tulkkaus- ja käännöspalvelun asiakasrekisteri

2. Rekisterin pitäjä

Monetra Oulu Oy, Nuottasaarentie 5, 90400 Oulu

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Titta Heikkinen, tulkkipalvelun johtaja, titta.heikkinen@monetra.fi

4. Monetra Oulu Oy:n tietosuojavastaava

Hannu Hietala, tietosuojavastaava@monetra.fi

5. Rekisterin käyttötarkoitus ja tietojen käsittelyn peruste

Rekisterin henkilötietoja käsitellään, jotta Monetran asiakkaat voivat varata tulkkaus- ja käännöspalveluja. Asiakkaidemme yhteyshenkilöiden yhteystietoja saatetaan myös käyttää heidän työhönsä liittyvään markkinointiin. Rekisterin avulla varmistetaan tulkkien esteettömyys ja asiakkaat saavat laskuille tarvitsemansa tiedot yksilöidäkseen tilatut palvelut. Rekisteröityjä ovat Monetran asiakkaiden henkilöstöön kuuluvat ja tulkkauspalvelun loppuasiakkaat (tulkattavat).

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti Monetra Oulu Oy:n asiakkaidensa kanssa tekemiin palvelusopimuksiin ja Monetran oikeutettuun etuun käsitellä asiakkaidensa tietoja.

Monetra toimii asiakkaidensa henkilöstön tietojen osalta rekisterinpitäjänä ja palvelun loppuasiakkaiden (tulkattavat) henkilötietojen osalta tietojen käsittelijänä. Asiakas toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä palvelun loppuasiakkaiden (tulkattavat) henkilötietojen osalta. Monetra toimii tietojen käsittelijänä myös palvelun toimittamiseen liittyvien Monetralle siirrettyjen henkilötietojen osalta.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia Monetran asiakkaiden tietoja:

– asiakasnumero
– tyyppi: yritys / yksityinen henkilö
– maksaja-asiakas: kyllä / ei
– oletusmaksaja: itse / muun maksajan tiedot
– laajennettu tilauslomake: kyllä / ei
– oletushinnasto
– käännösten oletushinnasto
– asiakasmuoto: omistaja-asiakas / ulkoinen asiakas
– yrityksen nimi
– Y-tunnus
– maksuehto
– kumppanikoodi
– kieli
– operaattoritunnus
– verkkolaskuosoite
– postiosoite
– kunta
– tila: käytössä / peruttu
– asiakasryhmät
– toimialaluokat
– maksaja-asiakkaan kustannuspaikat

Asiakkaan tilaajista ja yhteyshenkilöistä tallennetaan seuraavia tietoja:
– suku- ja etunimet
– puhelinnumerot
– sähköpostiosoite
– käyttäjätunnus
– pääsy asiakasnäkymään: kyllä / ei
– tila: käytössä / ei käytössä
– mihin asiakkaaseen tilaaja kuuluu
– mihin maksaja-asiakkaaseen tilaaja kuuluu

Rekisteriin tallennetaan seuraavia Monetran palvelun loppuasiakkaiden (tulkattavat) tietoja:
– suku- ja etunimet
– syntymäaika
– kieli
– tulkkauksen aihe tai asiakkaalle välitettävä viesti

Mikäli tilaaja käyttää diaari- tai muuta asianumeroa, se korvaa loppuasiakkaan (tulkattava) nimi- ja syntymäaikatiedot.

Tulkkaustilauksesta tai -toimeksiannosta tallennetaan seuraavia tietoja:
– tulkkauspaikan nimi
– tulkkauspaikan osoite
– tulkkauksen päivämäärä ja kellonaika
– tulkkausmuoto (läsnäolo-, puhelin- tai videotulkkaus tai viestinvälitys)
– varauksen käsittelyyn liittyvä lokitieto

Tietojärjestelmät
– Tempo-toiminnanohjausjärjestelmä
– Blitz Salamatulkkaus, joka toimii Túlka-tulkkausapplikaatiossa (mikäli asiakas on ottanut käyttöönsä Blitz Salamatulkkaus -applikaatiotulkkauspalvelun)
– Intime-järjestelmä
– Istekki Oy:n hallinnoima verkkolevy
– Microsoft Office -ohjelmat

Erikseen tallennettavat tiedot
Tilaajan toimittamia käännösmateriaaleja ja valmiita käännöksiä käsitellään sähköisinä tiedostoina Memsource -käännösmuistiohjelmassa. Valmiita käännöksiä säilytetään sähköisesti Tempo toiminnanohjausjärjestelmässä 120 vrk:n ajan käännöksen laskutuksesta.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Monetra saa asiakkaidensa ja asiakkaidensa tilaajien ja yhteyshenkilöiden tiedot asiakkailta itseltään ja lisää tiedot rekisteriin. Monetra tai Monetran asiakas lisää palvelun loppuasiakkaiden (tulkattavat) ja tulkkaustilausten tai -toimeksiantojen tiedot rekisteriin. Monetran asiakkaat toimittavat erikseen tallennettavat tiedot Monetralle.

8. Rekisterissä olevien tietojen luovutus

Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta Monetran ulkopuolelle.

9. Tietojen luovutukset tai siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, paitsi tilanteessa jossa henkilö itse valtuuttaa rekisterinpitäjän luovuttamaan häntä itseään koskevia tietoja.

10. Tietojen luovutuksen peruste ja luovutuksesta päättävä henkilö

Tietoja luovutetaan EU:n Yleisen Tietosuoja-asetuksen mukaisesti.

Tietojen luovutuksesta päättää rekisterin yhteyshenkilö.

11. Rekisterin suojaaminen

Tulkkaus- ja käännöspalveluja tuottavat alihankkijat ja freelancerit ovat sitoutuneet salassapitovelvollisuuteen tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus ja he ovat sitoutuneet Monetran tietosuojaohjeistuksen mukaiseen tietojen suojaamiseen.

Analoginen aineisto

Paperista aineistoa säilytetään lukituissa tiloissa ja tarpeen mukaan lukituissa kaapeissa.

Digitaalinen aineisto

Tempo-järjestelmän käyttämät palvelimet ja tietokannat sijaitsevat Jyväskylässä. Verkkolevyn tiedot sijaitsevat Istekki Oy:n palvelimilla Suomessa. Túlka-järjestelmän ja Intime-järjestelmän palvelimet ja tietokannat sijaitsevat EU:n talousalueella.

Tietoja käsitellään salatun yhteyden välityksellä. Tietoja suojataan käyttöoikeuksien hallinnan avulla. Tietoa suojataan myös varmuuskopioinnin avulla.

Tiedot ovat luottamuksellisia eivätkä ne ole julkisia.

12. Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tietonsa

Rekisteröity voi pyytää tietojensa tarkistamista Monetra Oulu Oy:n tietosuojavastaavalta.

Pyydettäessä rekisteröidyn tiedot toimitetaan rekisteröidylle.

13. Rekisteröidyn oikeus vaatia tietojensa korjaamista

Rekisteröity henkilö voi pyytää tietojensa korjaamista Monetra Oulu Oy:n tietosuojavastaavalta.

Tietoja korjataan pyydettäessä.

14. Rekisteröidyn oikeus vaatia tietojensa poistamista

Rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista Monetra Oulu Oy:n tietosuojavastaavalta.

Rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisterin yhteyshenkilön päätöksellä.

15. Rekisteröidyn oikeus vastustaa tietojensa käyttöä

Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä ilmoittamalla siitä Monetra Oulu Oy:n tietosuojavastaavalle. Rekisteristä ei luovuteta ilman rekisteröidyn lupaa henkilötietoja suoramarkkinointia, markkina- ja mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten.

Mikäli tulkkauspalvelun loppuasiakkaat (tulkattavat) haluavat käyttää oikeuksiaan, Monetra Oulu Oy avustaa tarvittaessa rekisterinpitäjää (Monetra Oulu Oy:n asiakas) täyttämään tämän velvollisuudet.

16. Tietojen tallentaminen, kopiointi, säilytysaika ja arkistointi

Digitaalinen aineisto:
– Monetra Oulu Oy:n asiakkaiden tietoja ja Monetra Oulu Oy:n asiakkaiden henkilöstön tietoja säilytetään toistaiseksi.
– Palvelun loppuasiakkaiden (tulkattavat) tiedoista poistetaan tulkkauksen aihe tulkkauksen toteuttamisen jälkeen. Muita palvelun loppuasiakkaiden (tulkattavat) tietoja säilytetään toistaiseksi.
– Tulkkaustilauksten ja -toimeksiantojen tietoja säilytetään toistaiseksi.
– Valmiit käännökset ja käännösten alkuperäistekstit arkistoidaan sähköisesti 120 vrk:n ajan käännöstyön laskutuksesta.
– Sähköpostitse saapuneet tilaukset poistetaan 3 kk:n kuluttua saapumisesta.

Analoginen aineisto:
– Käännöksiin liittyvä paperimateriaali tuhotaan sen jälkeen, kun se on tilauksen käsittelyprosessissa muutettu sähköiseen muotoon.